Toda grande empresa tem, no mínimo, um analista, especialista ou gerente que fica responsável por elaborar e controlar diversos relatórios gerenciais e contábeis com o objetivo de, além de controlar todo o fluxo financeiro, também levar aos Diretores e Sócios importantes informações que auxiliam nas tomadas de decisões estratégicas. Duas das principais ferramentas utilizadas por estes profissionais e que auxiliam empresas a não se desviarem de seus objetivos são: o Budget e o Forecast, os quais nada mais são que o orçamento e previsão orçamentária, ou ainda, o orçamento e a projeção de resultados.
Contudo, não são apenas as grandes empresas que dependem dessas ferramentas para tomada de decisões assertivas. Todo negócio, independentemente do tipo, faturamento, número de funcionários ou regime tributário, precisa desses e de outros controles para não viver em um regime de “apagar incêndio”, o qual acaba fazendo com que tudo se torne uma “bola de neve”, e que fica mais complicado a cada dia que passa. Por isso, para que pequenas empresas tenham controle sobre sua movimentação financeira, suas possibilidades de crescimento e expansão, perspectivas de resultados e antecipação de riscos, precisam implantar controles financeiros bem elaborados e adaptados às suas realidades.
Ainda assim, mesmo depois de estabelecidos controles financeiros minimamente eficientes, quer sejam em sistema de gestão ou em planilhas de Excel, o passo seguinte é estender esse controle para além de um simples fluxo de caixa, por exemplo, ou do controle básico de entradas e saídas.
Inevitavelmente, para impedir a estagnação do negócio ou, até mesmo prejuízos por decisões precipitadas, a empresa terá que organizar e planejar antecipadamente a sua movimentação financeira futura, despesas fixas e extraordinárias, como folha de funcionários, taxas, tributos, despesas com manutenção, compra de equipamentos, imprevistos, investimentos em geral e demais custos.
E quanto às receitas? Como se preparar para o caso destas acontecerem abaixo da expectativa? Qual a melhor estratégia financeira se o resultado for superior ao esperado? E quando o resultado é negativo? É indicado fazer resgates dos Fundos de Investimentos ou recorrer a empréstimos e financiamentos?
Como responder a esses e tantos outros questionamentos, igualmente importantes, sem a previsão bem elaborada e detalhada da vida financeira da empresa? É exatamente para resolver essa problemática que entram o Budget e Forecast, ou, o orçamento e a previsão. Por isso, o empreendedor/empresário ou empreendedora/ empresária, que ainda não tenha se atentado para essa questão, precisa mudar de foco. Expandir a visão do Budget e Forecast para pequenas empresas presentes para o médio e longo prazo. Como implementar? Qual a diferença entre as duas ferramentas? Qual das duas utilizar?
O ideal é investir em um profissional experiente e de confiança que irá se apropriar desse processo. Pode ser em formato de assessoria por tempo determinado ou a criação de um novo cargo. Neste caso, o profissional, além da implantação dos controles, poderá dar continuidade na monitoria, realizar o acompanhamento e o controle de toda a área financeira. O importante é sair do achismo ou controles “mais ou menos” que podem acabar mascarando o seu faturamento e, talvez, até impedindo o crescimento da sua empresa.
Agora, tendo já percebido a importância de tais controles, antes de sair contratando é preciso conhecer um pouco dessas duas principais ferramentas de projeção e gestão financeira.
Começando pelo Bugdet, que é o orçamento da empresa. Ele pode ser elaborado a partir do DRE – Demonstrativo de Resultado do Exercício ou, na ausência deste, do balanço contábil. Também pode ser feito a partir do fluxo de caixa ou de outro controle financeiro existente. A diferença é que esses controles mostram o movimento financeiro realizado, enquanto o orçamento vai detalhar todas as despesas e receitas futuras.
Este controle pode ser feito para qualquer período de tempo, mas, o mais utilizado é sempre para o exercício fechado (janeiro a dezembro), pois nesse formato facilita a interpretação e as tomadas de decisões, tanto para o nível estratégico da organização quanto para o nível tático e, em alguns casos, podendo chegar até ao nível de operação.
Para um orçamento eficiente, existem algumas decisões prévias que precisam ser tomadas em conjunto entre sócios e a pessoa que será responsável pela sua elaboração. Como trabalhar em regime de caixa ou competência, por exemplo. Isso porque o regime de competência é o regime utilizado obrigatoriamente pela contabilidade e empresas desprovidas desses controles acabam, muitas vezes, por se submeter a este tipo de análise sem se dar conta. Por outro lado, o controle por regime de caixa pode facilitar as decisões estratégicas por representar com exatidão o fluxo de entradas e saídas. Afinal, para o caixa da empresa, o peso está no momento do pagamento do fornecedor e não da contratação deste, por exemplo.
Dessa forma, o controle orçamentário bem elaborado prevê todas as despesas e suas prováveis alterações durante determinado período, bem como todas as receitas com suas possíveis alterações, como: inadimplência, reajustes previstos nos contratos com os fornecedores, alterações em Convenções Coletivas, investimentos em equipamentos, maquinários e outros, manutenções preventivas e corretivas, etc. Enfim, todos os custos de todas as operações.
Em resumo, um controle orçamentário bem elaborado organiza e agrupa toda a movimentação financeira futura de forma ordenada. Além disso, precisa ser claro e detalhado em nível mínimo de controle e, ao mesmo tempo, possuir versão resumida de fácil compreensão pelo nível estratégico. É indispensável a incorporação de toda a movimentação financeira da empresa, sem exceção, e ser capaz de apresentar uma previsão para o resultado do período, além de resultados segmentados, que pode ser uma previsão individual por negócio, por filial, por projeto, por setor, etc.
Devido a sua abrangência, é uma ferramenta que não se limita ao controle financeiro. Apesar de, muitas vezes, ser utilizado apenas como controle das despesas e para evitar desperdícios, é também instrumento indispensável para tomada de decisão assertiva por gestores e pelos sócios, pois uma vez elaborado, o orçamento não pode ser esquecido, devendo ser utilizado como base de direcionamento durante todo o período que contemplou sua elaboração. Embora, seja um relatório estático, cumpre sua tarefa de direcionar decisões, gastos e investimentos, mesmo permanecendo inerte, pois, ao ser comparado com o DRE, aponta o quanto os negócios
estão seguindo de acordo com o esperado ou se estão se afastando das metas da empresa.
Por isso, o ideal é que, além de fazer uso consciente do Budget, gestores possam contar com o Forecast, que deve ser utilizado em conjunto com o primeiro. Afinal, o Forecast é a projeção de resultados, o qual, por sua vez, é elaborado a partir do orçamento. A diferença é que esta segunda ferramenta, vai sendo atualizada durante o período, conforme a movimentação financeira se realiza. Onde mensalmente, os meses vindouros sofrem ajustes impulsionados pelas ocorrências daqueles já realizados. Em outras palavras, o Forecast é dinâmico e mostra o quanto cada decisão tomada no transcorrer do período afeta o resultado final do exercício. Afinal, ele projeta um novo resultado a cada alteração de rota, demonstrando onde e em que momento ocorrem os desvios que afetam em maior ou menor grau o resultado.
Entendendo a aplicabilidade dessas duas ferramentas de gestão financeira, é possível perceber que não basta trabalhar diariamente dando o seu máximo. É preciso estar o tempo todo de olho nos objetivos da empresa. Ter as metas estratégicas bem definidas e, a partir daí, estabelecer controles financeiros eficientes que colaborem para atingir esses objetivos. Para que isso possa se concretizar, gestores e acionistas precisam agir com consciência e tomar decisões baseadas em informações bem elaboradas, claras e realistas, as quais são fornecidas através de diversas ferramentas administrativas, estratégicas e financeiras. É por isso que empresas que investem na própria gestão financeira acompanham um orçamento completo e bem organizado, e possuem uma projeção de resultados atualizada constantemente assim além de vários outros benefícios, podem, por exemplo, prever um impacto negativo em seu resultado com tempo hábil suficiente para agir antes que o desvio se torna irrecuperável. Ou ainda, consiga perceber o que está impedindo o crescimento ainda maior do seu negócio.
Cida Bitencourt Gerente Executiva do Secovi-Tap